I&A
Trends
De digitalisering versnelt in alle facetten van de samenleving, dus ook binnen de gemeentelijke overheid. De uitdaging voor de gemeente in de digitale samenleving is om grip te houden op haar informatiehuishouding. Dat vergt in toenemende mate een inspanning van de gehele organisatie. Daar waar eerder de afdeling I&A leidend was als het gaat om digitalisering van processen, aanschaf van applicaties en het beheren en archiveren van informatie wordt dit toenemend de kerntaak van vakafdelingen zelf. Daar zit immers de inhoudelijke kennis, de informatiebehoefte en toenemend ook de benodigde data in eigen bronsystemen. De afdeling I&A wordt zo bezien dan ook meer een adviesorganisatie die het proces ondersteunt bij het formuleren van een informatiebehoefte en adviseert hoe deze behoefte concreet in te vullen binnen de kaders van de gemeente dan de eigenaar van systemen en beslisser over aanschaf.
De applicaties binnen ons landschap bevinden zich in toenemende mate buiten de deur, wat ook invloed heeft op de inrichting en gebruik van de digitale werkplek en op werkzaamheden van bijvoorbeeld de applicatiebeheerders.
Voor wat betreft de ‘harde ICT’ zien we een ontwikkeling naar regieorganisaties. Afdelingen I&A gaan steeds meer regie voeren op externe leveranciers die de operationele taken uitvoeren als het beheren van een rekencentrum, het netwerk en (mobile) devices.
Aan deze bewegingen is in 2022 gestart met het geven van invulling om effectief en efficiënt uitvoering te geven aan de digitaliseringsbeweging. Zie hiervoor ook de QuickScan I&A, uitgevoerd door Quarant.
Informatie & archiefbeheer
De Gemeente Schagen heeft gekozen voor ‘zaakgericht werken’. Er zijn vele betekenissen en definities van zaakgericht werken. Een korte kernachtige omschrijving die de lading goeddeels dekt is: Zaakgericht werken is een procesgerichte werkwijze om zaken te behandelen. Op een klantgerichte, resultaatgerichte en transparante manier. Nog korter samengevat is het een dienstverleningsconcept. Ter ondersteuning van zaakgericht werken wordt doorgaans gewerkt met een ‘zaaksysteem’. Tot medio 2022 is in eigen huis een generiek zaaksysteem ontwikkeld. Mede naar aanleiding van de uitkomsten van de eerdergenoemde QuickScan I&A, is deze ontwikkeling om moverende redenen stopgezet. Een en ander heeft als consequentie dat een nieuw zaaksysteem en in het kielzog daarvan ook een daarbij aansluitende ‘besluitstraat’ moet worden verworven.
In 2022 heeft een ook informatiebeheerscan plaatsgevonden op de informatiehuishouding (Docfactory, augustus 2022) van de organisatie zoals vorig jaar aangekondigd. De uitkomsten zijn inmiddels bekend zodat de beoogde kwaliteitsimpuls vorm kan krijgen middels (proces)aanpassingen, welke verder uitgewerkt worden onder andere in de fijn structuur.
Informatiebeveiliging
De hoeveelheid gegevens die wordt verwerkt door de gemeente zal de komende jaren flink blijven toenemen. Dit moet veilig gebeuren. Middels de ENSIA-audit leggen we verantwoording af naar de Raad over de kwaliteit van de beveiliging.
Research datacenter Schagen
Het gebruik van data wordt steeds essentiëler voor de gemeentelijke taken en dienstverlening. Om beleidsvragen te beantwoorden, zijn in 2022 meerdere gemeentelijke vraagstukken opgezet die zijn onderzocht met behulp van CBS-data. Enkele voorbeelden van deze onderzoeken zijn: Energiearmoede Schagen (welke huishoudens hebben het grootste risico op energiearmoede), Wmo en Inkomen (zijn er Wmo-voorzieningen die vooral gebruikt worden door hogere inkomens).
Digitaal stelsel Omgevingswet
De Omgevingswet is uitgesteld tot 1 januari 2024. Wij hebben al in 2020 applicatiesystemen aangeschaft en ingericht. Deze systemen zullen wij voor een deel moeten aanpassen om straks aan te kunnen sluiten op het (nieuwe) DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet.
Nieuw WIFI-netwerk
Het wifi netwerk geeft aanleiding tot nogal wat klachten, afhankelijk van de locatie binnen het gemeentehuis waar wordt gewerkt. De architectuur van het gebouw geeft de nodige technische uitdagingen. Eind 2022 is een nieuw wifi netwerk geïnstalleerd dat voldoende dekking heeft in de gehele locatie.
Servicepunt
Medio 2022 is besloten om wederom een servicedesk in te richten voor onder meer werkplekondersteuning dat (deels) wordt bemenst door fysiek in het gemeentehuis aanwezige collega’s, in samenwerking met de bodes en facilitaire dienst. Aan de werving en voorbereidingen hiervoor is invulling gegeven.