Inkoop

In november 2022 is het missie en visie document van Team Inkoop vastgesteld door de directie. Dit legt een basis om het inkoopproces aan te laten sluiten bij de doelen van de gemeente Schagen. De leidende principes van de organisatie komen er ook in terug. Het missie en visie document heeft als titel ‘Geen aankoop zonder inkoop’ en als ondertitel ‘Iedereen thuis in inkoop’. De gewenste ontwikkeling is dat de processen duidelijk zijn. De rollen, taken en verantwoordelijkheden voor de deelnemers aan het inkoopproces zijn helder zodat communicatie over het inkoopproces zo eenvoudig mogelijk wordt gemaakt.
Er is ook een basis gelegd om vanuit Team Inkoop beter aan te sluiten bij het plan en control proces van de organisatie. Er is in december een spendanalyse gemaakt wat een begin vormt van betere transparantie over het inkoopproces.
Een andere belangrijke ontwikkeling is de overstap naar 2 nieuwe systemen. Team Inkoop is overgestapt op een ander inkoopinstrument ‘Mercell Source to Contract’ in plaats van TenderNed en er is een nieuw contractmanagementsysteem. Er zijn een aantal aanbestedingen met Mercell ‘source to contract’ gedaan. Het systeem is dynamisch en uitgerust met een aantal functies waaronder beoordelen van de offertes, deze opslag van informatie draagt bij aan een verbeterd aanbestedingsdossier (alle informatie beschikbaar op 1 plek). Voor de overstap naar het nieuwe contractmanagementsysteem zijn de contracten onder de loep genomen. Alle overbodige informatie is eruit gefilterd. Het nieuwe systeem is zo gevuld en ‘geschoond’ vanuit het oude contractmanagementsysteem. Met de notitie ‘contractbeheer en –management 2022’ en de vaststelling ervan is ook op dit punt een bijdrage geleverd voor een professionele basis voor het managen van contracten.